¿Cómo hacer seguimiento de control a la gestión de proyectos? Dentro de la gestión de proyectos una constante evaluación y la aplicación de medidas de control hacen posible facilitar el seguimiento de tareas y mitigar la generación de errores durante el proceso. Conocer estrategias de control y cómo aplicarlas puede ser una cualidad sumamente útil para marcar la diferencia en la ejecución de proyectos.
El emplear control forma parte de una actividad natural en el ser humano, que de forma consciente o inconsciente aplicamos en nuestra cotidianeidad. Sin darnos cuenta muchas veces analizamos experiencias anteriores sobre un hecho o fenómeno para mitigar un posible riesgo o acontecimiento. Por ende, como consecuencia ejercemos un control sobre este.
Este concepto puede ser perfectamente aplicado al ámbito empresarial y más específicamente, dentro de la gestión de proyectos y tareas que conforman los objetivos de una empresa. En este caso, es conveniente tomar distintas medidas para garantizar que estamos aplicando estrategias de control adecuadamente. Sin embargo, podemos extrapolar sin muchos inconvenientes esta práctica a nuestras actividades laborales para mejorar nuestra administración y gestión de proyectos.
¿Qué es el control? ¿Cómo se aplica en la gestión de proyectos?
Dentro de la gestión de proyectos en pocas palabras, podemos decir que el control es la modificación a nuestra conveniencia de un resultado esperado. El cual se ha podido predecir gracias a experiencias anteriores y la evaluación. Una medida de control se basa en una previsión de un acontecimiento que puede ocurrir en el futuro. Tomando en cuenta posibles variaciones que este puede tener.
En el ámbito empresarial las medidas de control son aplicadas a sistemas como líneas de producción o cadenas de suministros, Para estar dispuestos a afrontar de manera correcta cualquier fallo que pudiera ocurrir o ha ocurrido en ocasiones anteriores. Afectando todo el buen funcionamiento de la empresa.
Un concepto que puede mejorar la gestión de proyectos
Si bien venimos hablando de escenarios poco variables, cuyos factores y procesos se repiten durante un periodo prolongado de tiempo. Una medida de control basada en un enfoque más dinámico puede convertirse en un aliado de gran ayuda en la gestión de proyectos y manejo de personal a nivel empresarial.
Un punto importante para traer este concepto al ámbito de la gestión de proyectos es tomar en cuenta que cada persona y proyecto cuenta con variables distintas. Las cuales por su parte pueden cambiar con el paso del tiempo. Con base en esto, una estrategia de control enfocada hacia un proyecto debe estar respaldada por una constante evaluación y la capacidad de adaptarse a los nuevos riesgos. Así como, las necesidades que pueden venir durante el desarrollo y así elegir el camino más adecuado.
Una estrategia de control para gestión de proyectos efectiva necesita estar compuesta por una fase de seguimiento que recopile información sobre el funcionamiento y desenvolvimiento de las tareas. Permitiendo posteriormente construir las medidas preventivas y la estrategia de control necesaria para garantizar el buen funcionamiento de este sistema.
Debemos evaluar constantemente la efectividad de la estrategia de control implementada con la finalidad de verificar que esta cumple el objetivo que estamos esperando. Además de encontrar los nuevos errores producidos durante el periodo de desarrollo actual para incluirlos en nuestras próximas medidas.
Aspectos que forman parte del proceso de control de una gestión de proyectos
Para construir una estrategia de control de una gestión de proyectos existen distintos puntos que podemos tomar en cuenta. Para así garantizar su buen funcionamiento, estos pueden ser perfectamente aplicables cuando hablamos de gestión de proyectos y nos pueden ser de suma utilidad para mantener una enfoque funcional.
Control en la planificación
La planificación, además de ser una de las primeras fases de un proyecto, es un punto donde existen distintas variables y riesgos que debemos afrontar de forma correctiva y preventiva. En este punto la estrategia de control empieza su camino de la mano con la gestión de proyectos, definiendo los objetivos, el plan de trabajo y la estructura. Así como, el cronograma, el estimado de costos y otros aspectos que servirán como base para futuros pasos en la historia del proyecto.
Control en el presupuesto
Una vez el proyecto pasa a su fase de desarrollo, el estimado de costos definido en la planificación se convierte en un presupuesto. Que debe poseer medidas de control para garantizar el buen uso de este. En este punto la estrategia de control debe evaluar constantemente el uso del presupuesto, evitar el desperdicio de este y brindar información. Lo que permita a los demás miembros del equipo conocer el flujo del dinero durante el proyecto
Gestión de riesgo
Otro punto de relevancia que debe tomar en cuenta una estrategia de control en la gestión de proyectos es el manejo de los riesgos a tomar durante en el proyecto. En este aspecto la evaluación constante permite definir los posibles inconvenientes para prevenirlos y mitigarlos. Cuidando el presupuesto y permitiendo mayor apego al cronograma de trabajo. En este punto también se puede considerar un margen de error y cómo responder ante una situación que no haya sido prevista con mucho detenimiento.
Gestión de cambio
Es posible que un proyecto se desvíe de su trayectoria original por razones adversas, este es un factor que debe ser estudiado por la estrategia de control. En función de aplicar medidas que permitan al proyecto retomar su rumbo original de ser necesario. Sea conseguir que todas las medidas pautadas se sigan apoyando a este en su nuevo rumbo, siempre y cuando este no intervenga con la meta que enmarcaba al proyecto en un principio.
Evaluación constante y predicciones objetivas
Todos los aspectos que deben ser controlados tienen la particularidad de que deben contar con el respaldo de una evaluación constante. El cual permita adaptar las estrategias ya planteadas y considerar futuros riesgos, así como, cambios según sea el desarrollo. Una evaluación constante bien implementada permite a la gestión de proyectos tener una visión del futuro más certera y estrategias de control más eficiente.
Retroalimentación
En el control aplicado a la gestión de proyectos, el periodo de culminación es uno de los puntos de vista dentro de un proyecto que resulta ser importante, para continuar mejorando y aprendiendo. Con la finalidad de lograr construir estrategias más efectivas en el futuro. En este punto las experiencias recopiladas hablan por sí solas, y debemos saber encontrar qué funcionó y qué no para nutrir nuestras futuras estrategias de control.
El proceso de control aplicado en entornos cambiantes como lo es la gestión de proyectos es una disciplina que puede marcar una diferencia importante en los resultados. Debemos tomar en cuenta que para aplicar las mejores medidas de control debemos estar aprendiendo, evaluando y estudiando el proyecto en cuestión constantemente. Anímate a integrarte a un MBA online en Project Management y perfeccionar tus conocimientos.